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Aktivierende Fragebögen

Aktvierende Fragebögen sind ein wirkungsvolles Instrument, um die wichtigsten Themen und Herausforderungen im Betrieb zu erkennen. Und gleichzeitig können wir so Mitarbeitende finden, die sich engagieren wollen. Dazu können digitale oder gedruckte Fragebögen genutzt werden. Die Ergebnisse dienen als Ausgangsbasis für alle folgende konkrete Beteiligungsangebote oder gezielte Gespräche, dies kann auch helfen potenzielle Kandidat*innen für die Betriebsratsarbeit zu aktivieren.

Sinn und Zweck

  • Ermittlung relevanter betrieblicher Themen: Die Beschäftigten benennen eigenständig, welche Themen und Herausforderungen für sie im Betrieb am wichtigsten sind.
  • Erfassung von Mitwirkungsbereitschaft: Die Fragebögen erfassen, wie wichtig die jeweiligen Themen für das einzelne Mitglied sind und ob eine Bereitschaft besteht, an Workshops oder Arbeitsgruppen zu diesen Themen teilzunehmen.
  • Aktivierung und Kandidat*innenidentifikation: Bereits beim Ausfüllen der Fragebögen wird das Engagement der Mitarbeitenden geweckt, und potenzielle Kandidat*innen für die Betriebsratsarbeit werden sichtbar.
  • Grundlage für weitere Beteiligungsprozesse: Die strukturiert erhobenen Daten bilden die Basis für spätere Workshops und Entscheidungsprozesse im Rahmen der Betriebsratswahl.

Ressourcen (Raum, Material u.a.)

  • Befragungsmedium:
    • Digital: Online-Umfragen über Tools wie Microsoft Forms oder andere geeignete Plattformen.
    • Analog: Fragebögen auf Papier, die in Kopien (z.B.  im DIN-A4-Format) vorbereitet werden.
  • Material:
    • Computer oder Tablets (bei digitalen Umfragen) und entsprechende Software.
  • Auswertung:
    • Software oder Tools zur Datenauswertung und Visualisierung (z.B.  Excel, spezialisierte Umfragetools).

Ablauf

1. Vorbereitung der Befragung:
  • Die zentralen Themen und Fragestellungen werden im Vorfeld festgelegt. Dies können beispielsweise Fragen zu den größten Herausforderungen im Betrieb, zu Verbesserungspotenzialen oder zur Wichtigkeit der Mitbestimmung sein.
  • Ein digitaler Fragebogen wird mithilfe eines geeigneten Tools erstellt, alternativ werden analoge Fragebögen vorbereitet und kopiert.
2. Verteilung der Fragebögen:
  • Der digitale Fragebogen wird über betriebliche Kommunikationskanäle (z. B. E-Mail, Intranet) oder mittels Flyer mit QR-Code an alle Mitarbeitenden versendet.
  • Die analogen Fragebögen werden in zentralen Bereichen des Betriebs (z. B. in der Kantine oder im Pausenraum) ausgelegt und können von den Beschäftigten vor Ort ausgefüllt werden.
3. Durchführung und Erfassung:
  • Die Mitarbeitenden füllen die Fragebögen eigenständig und in ihrem eigenen Tempo aus. Dabei werden Fragen zur thematischen Relevanz und zur persönlichen Mitwirkungsbereitschaft gestellt.
  • Die Antworten werden automatisch digital erfasst oder später manuell zusammengetragen und in eine zentrale Datenbank überführt.
4. Auswertung und Präsentation:
  • Die gesammelten Daten werden systematisch ausgewertet und nach Themen geclustert.
  • Die Ergebnisse werden in Form von Diagrammen oder Zusammenfassungen aufbereitet.
  • In einer anschließenden Veranstaltung, beispielsweise einer Betriebsversammlung oder einem Workshop, werden die Ergebnisse präsentiert, diskutiert und es können Interessensgruppen zur weiteren Bearbeitung gebildet werden.

Tipps und Stolperfallen

Nutzung von Microsoft Forms

Eine einfache und wirkungsvolle Umfrage könnt ihr hier kopieren: https://s.igbce.de/PEHD7

Da sich viele von euch im Betrieb im Microsoftuniversum bewegen haben wir euch hier eine kleine Anleitung hinterlassen. Um die aktivierende Umfrage digital durchzuführen, könnt ihr Microsoft Forms als unkompliziertes Tool einsetzen. Dazu sind folgende Schritte wichtig:

1. Formular erstellen:
  • Öffnet Microsoft Forms (forms.office.com) und klickt auf „Neues Formular“.
  • Gebt der Umfrage einen prägnanten Titel und eine kurze Beschreibung ein, in der ihr den Zweck der Befragung erläutern (z.  „Wichtige Themen und Herausforderungen im Betrieb“).
2. Fragen hinzufügen:
  • Fügt verschiedene Fragen hinzu, um zentrale Themen abzufragen. Nutzen könnt ihr auch den Fragetyp „Text“ für offene Antworten, damit die Beschäftigten ihre individuellen Sichtweisen schildern können.
  • Ergänzen könnt ihr dies mit ggf. Multiple-Choice-Fragen oder Bewertungsskalen, um zu erfassen, wie wichtig bestimmte Themen für die Teilnehmenden sind, und um ihr Interesse an einer weiteren Mitarbeit zu signalisieren.
3. Anpassung und Test:
  • Wichtig ist die Überprüfung der Einstellungen des Formulars (z.B.  Mehrfachantworten, Anonymität) und ihr solltet den Fragebogen testen, um sicherzustellen, dass alle Fragen wie gewünscht funktionieren.
4. Verteilung:
  • Nach dem Klicken auf „Freigeben“, kann der generierten Link kopiert, als QR-Code erstellt werden und so über die betriebliche Kommunikationskanäle, wie etwa per E-Mail, Aushänge oder über das Intranet verteilt werden.
  • So erhalten alle Beschäftigten die Möglichkeit, den Fragebogen in ihrem eigenen Tempo auszufüllen.
5. Datenerfassung und Auswertung:
  • Die Antworten werden in Echtzeit in Microsoft Forms gesammelt.
  • Die Ergebnisse könnt ihr direkt in Forms sehen oder bei Bedarf in Excel exportieren, um sie systematisch auszuwerten und als Grundlage für weiterführende Workshops oder Entscheidungsprozesse zu nutzen.

 

Weitere Hinweise
  • Es sollte schon im Vorfeld der Befragung geklärt sein, wie die Ergebnisse der Befragung später aufbereitet und präsentiert werden. Das hilft zum einen, die dafür nötigen Arbeitskapazitäten zu planen, zum anderen, die Beschäftigten bei der Verteilung des Fragebogens über die weitere Vorgehensweise informieren zu können.
  • Die Ergebnisse müssen allen Beteiligten bekannt gemacht werden. Hierzu bieten sich Formate wie Riesenplakate, Treppenaktionen oder Bodenpunkte an, um eine hohe Aufmerksamkeit zu gewinnen und die Aussagen der Befragung im Betrieb zum Gesprächsthema zu machen.
  • Die Befragung ist nicht das Ende, sondern der Anfang eines gemeinsamen Prozesses. Das sollte den Kolleg*innen deutlich gemacht werden.
  • Daher ergibt es Sinn, schon im Vorfeld der Befragung die Beschäftigten über mögliche Umsetzungsstrategien und Unterstützungsansätze zur weiteren Bearbeitung des jeweiligen Themas zu informieren.

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Aufgaben
Aktivieren
Meinungen und Reaktionen
Kontext
Betriebserschließung
Betriebsrat
Vertrauensleute
Mitgliederbeteiligung
Mitgliederwerbung
Schwierigkeit
mittel
Gruppengröße
groß
Kanal
analog
digital
Dauer
Mehrere Tage

Legende

  • Icebreaker: Kurze Formate, die zu Beginn von Veranstaltungen das Klima auflockern und für eine positive Stimmung sorgen. Sie können auch nach Pausen (Warmup/Energizer) eingesetzt werden.
  • Informieren: Zusammenstellung bzw. Vermittlung von Informationen, oft als Grundlage für folgende Beteiligung.
  • Aktivieren: Gewinnung von Beteiligten bzw. Motivation für ein Thema bzw. Anliegen.
  • Diskussion starten: Einstieg in  dialogische Prozesse mit dem Ziel, alle Anwesenden einzubeziehen.
  • Meinungen und Reaktionen: Formate, die möglichst viele Beteiligte dazu motivieren, ihre Sichtweise mit der Gruppe zu teilen.
  • Analysieren: Gemeinsames Verständnis für eine Situation, einen Konflikt oder eine Herausforderung entwickeln.
  • Planen und entwickeln: Formate, die die Erarbeitung gemeinsamer Strategien ermöglichen.
  • Entscheiden: Formate, die Abstimmungen oder Meinungsbilder ermöglichen.
  • Vernetzen: Formate, die Beteiligte miteinander in den aktiven Austausch bringen.
  • Längerfristig zusammenarbeiten: Formate mit dem Ziel, auch nach dem unmittelbaren Austausch gemeinsam Ziele zu realisieren.
  • Konflikte bearbeiten: Formate, die einen wertschätzenden Austausch zu Konfliktthemen ermöglichen.
  • Betriebserschließung: Formate, die sich in der Aktivierung von Beschäftigten in noch nicht erschlossenen Betrieben einsetzen lassen.
  • Betriebsrat: Formate zum Einsatz im bzw. durch den Betriebsrat.
  • Vertrauensleute: Formate zum Einsatz im bzw. durch den Vertrauenskörper.
  • Arbeitgeber: Formate, die Arbeitgeber zur Beteiligung der Belegschaft nutzen können.
  • Mitgliederbeteiligung: Formate zur Beteiligung von Mitgliedern der Gewerkschaft außerhalb von Betrieben.
  • Mitgliederwerbung: Formate, die im Kontext von Werbemaßnahmen hilfreich sein können.
  • Tarifverhandlungen: Formate zur Vorbereitung oder Begleitung von Tarifverhandlungen in der Fläche oder im Betrieb.
  • Krisen in Unternehmen: Formate zur Begleitung von krisenbedingten Verhandlungen in Unternehmen durch Betriebsrat oder Gewerkschaft.
  • gering: Das Format kann von Menschen mit etwas Moderationserfahrung aber ohne spezifische Vorkenntnisse umgesetzt werden.
  • mittel: Die Moderation sollte über einschlägige Erfahrung verfügen bzw sich anhand der Tipps sorgfältig vorbereiten.
  • hoch: Praktische Erfahrung mit diesem Format ist erforderlich, evtl. ist eine externe Moderation zu prüfen.
  • Analog: Formate, die gemeinsam in Präsenz an einem Ort durchgeführt werden.
  • Hybrid: Formate, die auch hybrid möglich sind, bei denen also ein Teil der Mitwirkenden vor Ort ist, ein anderer Teil digital zugeschaltet werden kann.
  • Digital: Formate für den digitalen Raum (z.B. in Online-Foren oder Video-Calls.
  • klein: Gruppen von unter 8 Personen.
  • mittel: Typische Gruppengrößen zwischen ca. 8 und 40 Personen.
  • groß: Großgruppen über 40 Personen.
  • Tool: Kleine Tools, um bestimmte Aufgaben (Gruppeneinteilung, Meinungsbilder, etc.) in einem Prozess zu bewältigen. Sie dauern in der Regel nur wenige Minuten.
  • Unter 2 Stunden: Kürzere Formate, die im Normalfall in eine typische Veranstaltung integriert werden können.
  • Halber Tag: Formate, die in der Regel zwischen 2 und 4 Stunden benötigen.
  • Eintägig: Größere Formate, die zwischen 4 und 8 Stunden Zeit benötigen und als eigenständige Tagesveranstaltung konzipiert sind.
  • Mehrere Tage: Komplette Prozess-Formate, die aus mehreren Bausteinen bestehen, die oftmals auch mit einem bestimmten zeitlichen Abstand aufeinander folgen sollen.
Ähnlich: Bereitschafts-Registrierung
Die Bereitschafts-Registrierung ist ein digitales Beteiligungsinstrument zur Aktivierung und Sichtbarmachung von Handlungsbereitschaft in der Belegschaft.
Ähnlich: Aktivierende Befragung
Die aktivierende Befragung ermittelt die Meinungen und Sichtweisen der Beschäftigten. Sie regt sie dazu an, sich für ihre Interessen und Bedürfnisse einzusetzen und ist eine gute Vorbereitung für erfolgreiche Partizipationsprozesse.