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Open Space Konferenz

Die Open Space Methode (open space = engl. für offener Raum) ermöglicht es, komplexe Fragestellungen mit einer großen Zahl an Beteiligten zu bearbeiten. Open Space eignet sich als Initialzündung für ein Vorhaben, das mit einer Ideensammlung auf breiter Basis beginnen soll und in dem viele, ganz unterschiedliche Personen an einem komplexen Thema arbeiten sollen.

Bei einer Open Space Konferenz gibt es ein Leitthema, aber keine festgelegten Referent*innen oder vorbereitete Arbeitsgruppen. Die Teilnehmenden bestimmen selbst, wer wie lange zu welchen Themen arbeiten möchte.

Sinn und Zweck

  • Offene Ergebnisfindung: Die Open Space Methode bietet einen flexiblen Rahmen, um gemeinsam Themen zu erarbeiten und Ideen zu sammeln – ohne vorher festgelegte Ergebnisse. Dadurch entsteht Raum für echte Mitgestaltung, in dem sich Lösungsansätze aus der Gruppe heraus entwickeln können.
  • Kreative Lösungen & neue Formen der Zusammenarbeit: Durch die Beteiligung vieler unterschiedlicher Personen entsteht ein breites Spektrum an Perspektiven. Dieser interdisziplinäre Austausch fördert nicht nur Innovation, sondern auch neue Wege der Zusammenarbeit über Abteilungs- oder Bereichsgrenzen hinweg.
  • Reduktion von Hierarchien & Förderung von Selbstverantwortung: In Open Space Veranstaltungen können alle Teilnehmenden Themen einbringen und mitdiskutieren – unabhängig von ihrer Rolle oder Position im Unternehmen. Das stärkt Eigenverantwortung, Motivation und Identifikation mit den erarbeiteten Lösungen.

Ressourcen (Raum, Material u.a.)

Raum:
  •  Großer Raum, in dem alle Teilnehmenden der Konferenz für die Einführung und Ergebnisbesprechung zusammenkommen können
  • Mehrere kleinere Räume für die Bearbeitung der einzelnen Unterthemen
 Material:
  • Pinnwände, Whiteboards oder ähnliches zur Dokumentation der zeitlichen Abläufe und der Ergebnisse der Arbeitsgruppen

Ablauf

Die Arbeit bei einer Open Space Konferenz beruht auf einem Gesetz und vier Prinzipien:

  • „Das Gesetz der zwei Füße“ besagt, dass jede Person nur so lange in einer Arbeitsgruppe bleiben soll, solange sie dort einen Beitrag leisten und/oder etwas lernen kann. Es ist nicht nur erlaubt, sondern sogar erwünscht, die Arbeitsgruppe zu wechseln.
  • Die vier Prinzipien lauten:
    1. Wer immer kommt, ist gerade die richtige Person.
    2. Was auch geschehen mag – es ist das einzige, was geschehen kann.
    3. Wann immer es beginnt, es ist die richtige Zeit.
    4. Vorbei ist vorbei.

 

1. Planungsphase:
  • Bevor mit der Open Space Konferenz gestartet werden kann, sind einige Vorbereitungen nötig. Besonders wichtig ist dabei die Festlegung des Oberthemas und nicht verhandelbarer Rahmenbedingungen, die bei der Ideenfindung berücksichtiget werden müssen.
  • Diese Rahmenbedingungen sollten bereits in der Einladung klar kommuniziert werden, um mögliche Vorhaben einzugrenzen.
2. Themenvorstellung durch Moderation:
  • Alle, die sich für das jeweilige Thema interessieren, kommen zur Vorstellung zusammen.
  • Die Moderator*in führt in die Methode ein, wiederholt den unveränderbaren Rahmen, in dem sich die Vorschläge bewegen müssen und fordert zur Partizipation auf.
  • Inhaltlich hält sich die Moderation zurück, sorgt aber für die Wahrung der strukturellen Abläufe.
3. Ideenfindung:
  • Die Teilnehmenden bringen ihre Vorschläge ein und erarbeiten die relevantesten Unterthemen. Diese werden an einer Pinnwand (oder ähnlichem) gesammelt.
  • Jedem Unterthema wird ein Raum und eine Zeit zugeordnet, in der dieses Thema erarbeitet und diskutiert wird.
4. Gruppenarbeitsphase:
  • In dieser Phase arbeiten die Teilnehmenden selbstorganisiert, im Sinne des „Gesetzes der zwei Füße“ und der vier Prinzipien.
  • Die Bearbeitung der Themen findet dabei in sich immer wieder neu formierenden und wechselnden Kleingruppen statt.
5. Vergeben von Themenpartnerschaften:
  •  In der letzten Phase der Konferenz werden die als am wichtigsten empfundenen Fragestellungen herausgearbeitet, dafür notwendige nächste Schritte besprochen und „Themenpatenschaften“ vergeben. So wird gewährleistet, dass auch nach der Konferenz die generierten Ideen weitergetragen werden.

Tipps und Stolperfallen

  • Der Organisationsleitung obliegt bei einer Open Space Konferenz nur die Aufgabe, für den logistischen Rahmen und den „freien Raum“ zur Entfaltung des kreativen Potenzials zu sorgen. Sie nehmen keine Eingriffe in den Inhalt der Konferenz vor.
  • Trotz des thematischen Rahmens und festgelegter Strukturen, sind die Ergebnisse offen. Eine Open Space Konferenz eignet sich also nur dann, wenn sich alle Organisator*innen und Teilnehmenden bewusst auf das Format einlassen.
  • Eine Open Space Konferenz eignet sich nur dann, wenn genug Gestaltungsspielraum vorhanden ist.
  • Aufgrund der komplexen Struktur ist es empfehlenswert, die Moderation der Open Space Konferenz einer in dieser Methode geschulten Personen zu übertragen.

Links und Dokumente

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Aufgaben
Aktivieren
Meinungen und Reaktionen
Analysieren
Planen und entwickeln
Vernetzen
Kontext
Betriebserschließung
Vertrauensleute
Mitgliederbeteiligung
Schwierigkeit
mittel
Gruppengröße
groß
Kanal
analog
Dauer
Eintägig

Legende

  • Icebreaker: Kurze Formate, die zu Beginn von Veranstaltungen das Klima auflockern und für eine positive Stimmung sorgen. Sie können auch nach Pausen (Warmup/Energizer) eingesetzt werden.
  • Informieren: Zusammenstellung bzw. Vermittlung von Informationen, oft als Grundlage für folgende Beteiligung.
  • Aktivieren: Gewinnung von Beteiligten bzw. Motivation für ein Thema bzw. Anliegen.
  • Diskussion starten: Einstieg in  dialogische Prozesse mit dem Ziel, alle Anwesenden einzubeziehen.
  • Meinungen und Reaktionen: Formate, die möglichst viele Beteiligte dazu motivieren, ihre Sichtweise mit der Gruppe zu teilen.
  • Analysieren: Gemeinsames Verständnis für eine Situation, einen Konflikt oder eine Herausforderung entwickeln.
  • Planen und entwickeln: Formate, die die Erarbeitung gemeinsamer Strategien ermöglichen.
  • Entscheiden: Formate, die Abstimmungen oder Meinungsbilder ermöglichen.
  • Vernetzen: Formate, die Beteiligte miteinander in den aktiven Austausch bringen.
  • Längerfristig zusammenarbeiten: Formate mit dem Ziel, auch nach dem unmittelbaren Austausch gemeinsam Ziele zu realisieren.
  • Konflikte bearbeiten: Formate, die einen wertschätzenden Austausch zu Konfliktthemen ermöglichen.
  • Betriebserschließung: Formate, die sich in der Aktivierung von Beschäftigten in noch nicht erschlossenen Betrieben einsetzen lassen.
  • Betriebsrat: Formate zum Einsatz im bzw. durch den Betriebsrat.
  • Vertrauensleute: Formate zum Einsatz im bzw. durch den Vertrauenskörper.
  • Arbeitgeber: Formate, die Arbeitgeber zur Beteiligung der Belegschaft nutzen können.
  • Mitgliederbeteiligung: Formate zur Beteiligung von Mitgliedern der Gewerkschaft außerhalb von Betrieben.
  • Mitgliederwerbung: Formate, die im Kontext von Werbemaßnahmen hilfreich sein können.
  • Tarifverhandlungen: Formate zur Vorbereitung oder Begleitung von Tarifverhandlungen in der Fläche oder im Betrieb.
  • Krisen in Unternehmen: Formate zur Begleitung von krisenbedingten Verhandlungen in Unternehmen durch Betriebsrat oder Gewerkschaft.
  • gering: Das Format kann von Menschen mit etwas Moderationserfahrung aber ohne spezifische Vorkenntnisse umgesetzt werden.
  • mittel: Die Moderation sollte über einschlägige Erfahrung verfügen bzw sich anhand der Tipps sorgfältig vorbereiten.
  • hoch: Praktische Erfahrung mit diesem Format ist erforderlich, evtl. ist eine externe Moderation zu prüfen.
  • Analog: Formate, die gemeinsam in Präsenz an einem Ort durchgeführt werden.
  • Hybrid: Formate, die auch hybrid möglich sind, bei denen also ein Teil der Mitwirkenden vor Ort ist, ein anderer Teil digital zugeschaltet werden kann.
  • Digital: Formate für den digitalen Raum (z.B. in Online-Foren oder Video-Calls.
  • klein: Gruppen von unter 8 Personen.
  • mittel: Typische Gruppengrößen zwischen ca. 8 und 40 Personen.
  • groß: Großgruppen über 40 Personen.
  • Tool: Kleine Tools, um bestimmte Aufgaben (Gruppeneinteilung, Meinungsbilder, etc.) in einem Prozess zu bewältigen. Sie dauern in der Regel nur wenige Minuten.
  • Unter 2 Stunden: Kürzere Formate, die im Normalfall in eine typische Veranstaltung integriert werden können.
  • Halber Tag: Formate, die in der Regel zwischen 2 und 4 Stunden benötigen.
  • Eintägig: Größere Formate, die zwischen 4 und 8 Stunden Zeit benötigen und als eigenständige Tagesveranstaltung konzipiert sind.
  • Mehrere Tage: Komplette Prozess-Formate, die aus mehreren Bausteinen bestehen, die oftmals auch mit einem bestimmten zeitlichen Abstand aufeinander folgen sollen.
Ähnlich: Worldcafé
Ein Worldcafé bringt Menschen in einer wenig formalisierten Atmosphäre ins Gespräch - ähnlich wie in der Caféhaus- / Salonkultur.
Ähnlich: Barcamp
Bei diesem Format können sich Menschen intensiv zu den Themen austauschen, die sie bewegen. Der wesentliche Unterschied zu herkömmlichen Tagungen ist, dass es keine vorher fixierten und angekündigten Referent*innen oder Workshop-Leiter*innen gibt.